Pour entrer dans un processus de mise en conformité RGPD, il faut déjà commencer par un audit RGPD.

Un audit RGPD s’effectue en interne dans l’entreprise mais aussi en externe via différentes solutions. L’audit, s’il est bien fait, permet de bénéficier d’une vue sur ce qui doit être mis en place à plus ou moins court terme pour corriger des lacunes et failles identifiées. Car ne nous méprenons pas. Au moment de la mise en application de la loi, aucune entreprise ne peut dire qu’elle est conforme. Les contraintes sont, si on peut le dire ainsi, plus que contraignantes.

Note : sachez qu’une partie de l’audit peut être prise en charge sous la forme d’une formation professionnelle financée par les OPCO qui permettra de mettre en pratique le cas de votre entreprise. ValorConseil PACA est organisme de formation et peut vous accompagner en ce sens : n’hésitez pas à nous contacter pour cela.

Dans les faits, pour certaines, elles ne sont pas applicables « en l’état », sinon – et ce n’est pas une plaisanterie – il n’est plus possible de gérer une entreprise au quotidien.Pendant que les juristes cherchent à interpréter la loi, il faut quand même chercher à préserver l’existence de la société!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A quoi sert l’audit RGPD du coup ?

L’audit RGPD permet donc d’entrer dans le processus de mise en conformité. En effet, il va déterminer les urgences à traiter en fonction de la sensibilité des types de données personnelles employées dans l’entreprise. Cela inclut la manière dont elles sont exploitées et traitées, en fonction des actions. Cela dépend aussi du personnel qui y a accès et opère dessus. Ceci, directement ou indirectement, sur le territoire de l’UE, ou pas.

Les solutions d’audit RGPD doivent se concentrer sur quatre points principaux :

 

Découverte :

La création d’un registre des données personnelles et des traitements de préférence sous forme informatique. Il va recenser les données et traitements.

 

Gestion :

La réflexion sur la manière dont s’organise le système d’information de l’entreprise. Cela comprend le traitement des documents papier. Donc, il s’agit de gérer tout ce qui concerne les données personnelles et leur respect de la législation avec :

• • Le consentement des personnes physiques sur l’exploitation de leurs données personnelles.
  • La suppression de données non nécessaires à l’activité de l’entreprise,
  • Le droit à l’oubli sur les données.
  • Les durées de rétention…
  • Les contrats pour des données personnelles échangées avec des pays hors UE…
  • … Et des dizaines de types de traitements pouvant mener à des risques en fonction de la sensibilité des données…

 

La protection:

La protection des données est au cœur du processus du RGPD. Il s’agit de vérifier que toute la chaîne de traitement de l’information sur les données personnelles soit à la fois sécurisée en matière d’accès par les employés de l’entreprise mais aussi verrouillée pour tous les accès non autorisés depuis l’extérieur. Ces accès, s’ils sont poreux pourraient être une porte d’entrée vers des accès privilégiés qui pourraient mettre en danger le système d’information (virus, hackers,…).

• • De base, la protection des données personnelles et privées doit être assurée dès la conception d’un dispositif de traitement.
    • Données cryptées (chiffrées)
    • …
  • Savoir déceler une attaque, y répondre
  • Pouvoir en informer les autorités en moins de 72h en cas de violation avérée (fuite de données…)
  • Pouvoir vérifier les dispositifs de sécurité régulièrement…

 

Suivi récurrent :

Evidemment, de la même façon qu’une entreprise vit au jour le jour, les données personnelles évoluent en permanence ainsi que les traitements qui leur sont appliqués. Il y a plusieurs manières de procéder afin d’assurer le suivi du respect du RGPD dans le temps. Le DPO (Délégué à la Protection des Données) est une option à plein temps pour les entreprises dont la taille avoisine les 250 employés. Pour des structures plus légères, un suivi de DPO (ou DPD) externalisé est envisageable avec la société qui aura accompagné à la mise en conformité. Les deux se couplent potentiellement en fonction du travail nécessaire.

Cet article n’est évidemment pas exhaustif. Chaque entreprise ayant ses propres besoins et devant se conformer à un ou plusieurs des articles en vigueur dans le RGPD à un instant t.

Olivier Pavie

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